Integritet og ærlighet er kjerneverdier i Ode. Denne varslingspolicyen er direkte forankret i Odes etiske retningslinjer (Etiske retningslinjer (Ikke tilgjengelig)) punkt 15, og utdyper de konkrete rutinene for mottak, behandling og oppfølging av varsler.
Formålet med policyen er å:
Sikre at ansatte, innleid personell og eksterne interessenter kan si fra om kritikkverdige forhold uten frykt for gjengjeldelse
Etablere klare ansvarslinjer og eskaleringspunkter slik at alle varsler håndteres forsvarlig og upartisk
Ivareta rettssikkerheten til både varsler og den det varsles om
Oppfylle kravene i arbeidsmiljølovens kapittel 2A og øvrig gjeldende lovverk
Varslingspolicyen gjelder for:
Alle ansatte i Ode, uavhengig av stillingsnivå eller ansettelsesform
Innleid personell, konsulenter og vikarer som utfører arbeid for Ode
Styremedlemmer og andre representanter som opptrer på vegne av Ode
Eksterne parter, herunder leverandører, kunder, samarbeidspartnere, lokale interessenter og organisasjoner som har grunn til å varsle om kritikkverdige forhold knyttet til Odes virksomhet
Alle som er nevnt over kan varsle uten frykt for gjengjeldelse, i tråd med arbeidsmiljølovens § 2A-1.
Varsling er å melde fra om kritikkverdige forhold – det vil si forhold som er i strid med gjeldende lover og regler, Odes etiske retningslinjer eller allment aksepterte etiske normer.
Kritikkverdige forhold inkluderer, men er ikke begrenset til:
Mistanke om korrupsjon, bedrageri, regnskapsmanipulasjon eller annen økonomisk kriminalitet
Brudd på HMS-regelverk, herunder farlige arbeidsforhold og avvik som kan medføre skade på mennesker eller miljø
Trakassering, mobbing, diskriminering eller annen krenkende atferd
Brudd på taushetsplikt eller utilbørlig bruk av konfidensiell informasjon
Interessekonflikter som ikke er meldt eller håndtert i henhold til Odes CoC
Brudd på antikorrupsjonsregler, herunder utilbørlige gaver og godtgjørelser
Hvitvasking eller finansiering av terrorisme
Alvorlige brudd på mattrygghets- eller kvalitetsstandarder
Personlige arbeidsforhold, lønnskonflikter og individuelle arbeidsrettstvister faller normalt utenfor varslingsinstituttets kjerneområde og håndteres via ordinære HR-kanaler.
3b. Trygg-mat-avvik
Alle ansatte har plikt til å melde avvik i produksjonen, bygningsmessig eller på produkt som kan føre til at produkter ikke er i henhold til spesifikasjon, er utrygge å spise, eller der det er feil på pakkemateriale, utstyr eller råstoff. Rapporteringsplikten gjelder uavhengig av om avviket anses som lite eller stort. Det er bedre å melde et avvik som viser seg å være uvesentlig, enn å la et alvorlig avvik gå uoppdaget.
Trygg-mat-avvik skiller seg fra øvrige varsler ved at de krever umiddelbar handling:
Eksterne parter som ønsker å melde fra om forhold knyttet til mattrygghet kan gjøre dette i vår varslingskanal EQS. Ved alvorlige avvik kan det være nødvendig å innhente ytterligere opplysninger fra melder for å sikre tilstrekkelig grunnlag for umiddelbar handling. Ode oppfordrer derfor til at meldinger knyttet til mattrygghet sendes inn med navn. Alle meldinger behandles konfidensielt, og identiteten til den som melder vil ikke bli delt utover de som er direkte involvert i saksbehandlingen og oppfølgingen av det aktuelle avviket. Anonym varsling er dog alltid mulig, både internt og eksternt. Kvalitetsavdelingen har tilgang til varsler knyttet til trygg mat.
Varsling kan gjøres skriftlig og muntlig. Skriftlig varsling gjøres via Odes varslingskanal i kvalitetssystemet EQS med mulighet for anonym innsending.
Både ansatte i Ode og eksterne partnere kan benytte seg av varsling i EQS.
4.1 Ekstern behandling av varsler
Ekstern behandling av varsler er aktuelt der varselet er av en slik alvorlighetsgrad at ekstern behandling er nødvendig:
Arbeidstilsynet, Finanstilsynet, Datatilsynet eller andre relevante offentlige tilsynsmyndigheter
Påtalemyndigheten – ved mistanke om alvorlig kriminalitet
Valg av varslingskanal er varslerens rett. Ode oppfordrer til varsling i EQS i første instans, men vil aldri sanksjonere noen for å varsle til ekstern tilsynsmyndighet.
Det er avgjørende at varsler alltid håndteres av en person som kan behandle saken upartisk. Dersom den naturlige mottakeren er part i saken, skal varselet umiddelbart eskaleres til neste nivå. Varselet vil gå ett nivå opp inntil man når en upartisk mottaker. Der ingen interne mottakere er upartiske, skal ekstern kanal benyttes.
5.1 Daglig leders ansvar
Daglig leder (CEO) har det overordnede ansvaret for at varslingssystemet fungerer i praksis, at alle ansatte kjenner til policyen, at rutiner for mottak og behandling er operative, og at det rapporteres til styret ved alvorlige varsler.
5.2 HRs ansvar
HR er koordinerende instans for mottak og behandling av varsler i EQS. HR sikrer at alle varsler logges, vurderes og følges opp innen fastsatte frister, og at korrekt eskalering finner sted. HR ivaretar konfidensialitet og koordinerer med ledelse og ved behov ekstern juridisk bistand.
5.3 Lederansvar
Alle ledere har ansvar for å ta imot muntlige varsler på en støttende og ikke-fordømmende måte, loggføre varselet i EQS, iverksette umiddelbare tiltak der det er nødvendig, og eskalere til HR dersom de selv er involvert eller saken krever det. Å unnlate å videreformidle et varsel er et brudd på Odes varslingspolicy og Odes Etiske retningslinjer.
5.4 Ansattrepresentantenes ansvar
Ansattrepresentanter skal ha opplæring i varslingspolicyen og kan bistå ansatte med råd om varslingsprosessen. De kan ta imot varsler og skal videreformidle disse til HR.
6.1 Mottak og bekreftelse
Alle varsler skal bekreftes mottatt overfor varsleren innen 7 virkedager, dersom varsleren har oppgitt kontaktinformasjon. Ved anonymt varsel er tilbakemelding av praktiske årsaker begrenset.
6.2 Vurdering
Det er ansvarlig som mottar klagen sin plikt å følge opp klagen og iverksette tiltak. Normal frist for vurdering av klage er 30 dager, men det kan ved behov settes en lengre frist for behandling. Vurderingen avgjør om varselet faller innenfor varslingspolicyens virkeområde, om det kreves umiddelbare strakstiltak, om saken skal behandles internt eller av ekstern gransker, og om styret skal informeres.
Ved alvorlige saker informeres styret uten ugrunnet opphold. Ved mistanke om kriminelle forhold varsles politiet.
6.3 Tiltak, konklusjon og lukking
Etter avsluttet vurdering skal ansvarlig leder iverksette nødvendige korrigerende tiltak. Varsleren skal motta skriftlig tilbakemelding om utfallet i den grad konfidensialitetshensyn tillater det. All saksdokumentasjon arkiveres og behandles i henhold til GDPR.
Varsling kan skje anonymt via EQS. Ode respekterer valget om anonymitet, men det er viktig å være klar over at anonym varsling kan vanskeliggjøre grundig gransking og begrense muligheten for tilbakemelding.
Identiteten til en ikke-anonym varsler er strengt konfidensiell og skal kun være kjent for de som direkte er involvert i saksbehandlingen. Den som det varsles om, skal ikke kjenne varslerens identitet uten skriftlig samtykke fra varsleren.
Ode forbyr enhver form for gjengjeldelse mot den som varsler i god tro – selv om varselet viser seg å bygge på uriktige faktiske forutsetninger. Dette gjelder også nær familie og kolleger til varsleren.
Gjengjeldelse inkluderer, men er ikke begrenset til: oppsigelse, degradering, utelukking fra møter, sosial ekskludering, endrede arbeidsoppgaver eller trusler.
En varsler som opplever gjengjeldelse, skal umiddelbart rapportere dette til HR eller CEO. Bevisst falsk varsling fremsatt i ond hensikt kan medføre disiplinærreaksjoner i henhold til Odes regelverk og gjeldende arbeidsrett.
All informasjon knyttet til et varsel er strengt konfidensiell. Kun de som er direkte involvert i behandlingen av varselet skal ha tilgang til saksinformasjonen. Konfidensialiteten gjelder gjennom hele prosessen, også etter at saken er avsluttet.
Informasjon vil kun deles utover dette dersom loven krever det, eller dersom det er strengt nødvendig for gjennomføring av gransking.
All behandling av personopplysninger i forbindelse med varsler skjer i henhold til personopplysningsloven og GDPR. Innsamlede opplysninger skal ikke benyttes til andre formål enn saksbehandlingen og arkiveres ikke lenger enn nødvendig.
Det skal jevnlig rapporteres til CEO og styret om antall varsler, kategori og utfall av saker. Rapporten skal ikke inneholde opplysninger som kan identifisere enkeltpersoner. Formålet med rapporteringen er å sikre at varslingssystemet fungerer etter hensikten, identifisere mønstre og risikoområder, og gi styret tilstrekkelig oversikt til å ivareta sitt tilsynsansvar.
Både varsler og den som det varsles om kan sende skriftlig klage på måten saken er behandlet på. Klagen sendes til HR og skal omhandle prosessen, ikke sakens materielle innhold. Klagen skal besvares innen 30 virkedager. Dersom klagen gjelder HR, sendes den til CEO. Dersom klagen gjelder CEO, sendes den til styreleder.
Alle nyansatte skal informeres om varslingspolicyen som del av onboarding. Policyen gjøres tilgjengelig for alle ansatte via EQS og Odes internkanaler. Alle ledere og ansattrepresentanter skal gjennomføre opplæring i håndtering av varsler. Policyen revideres minimum én gang annethvert år eller ved vesentlige endringer i lover og regler.
Arbeidsmiljøloven, kapittel 2A (varsling)
Personopplysningsloven og GDPR
Etiske retningslinjer (Ikke tilgjengelig)