Hensikt

Rutinen skal sikre at tilbakemeldinger, uønskede hendelser og varsler:

• meldes på en trygg måte
• håndteres på riktig nivå
• bidrar til kvalitet, forbedring og forsvarlighet i BPA-ordninger

Rutinen og skjema for tilbakemeldinger er ikke ment å erstatte dialog eller finne løsninger i BPA-ordningen, men å sikre systematisk oppfølging og forebygging der det er nødvendig.

 

Omfang

Rutinen gjelder for alle medarbeidere og arbeidsledere i BPA Nord.

 

Beskrivelse

Du kan bruke tilbakemeldingsskjemaet til å sende inn:

• En hendelse som bør følges opp

• Et forbedringsforslag

• Ris og ros 

• En idé som kan gjøre arbeidet enklere eller bedre

• Varsling om kritikkverdige forhold

I behandlingsprosessen blir tilbakemeldingen kategorisert slik at den blir håndtert på riktig måte.

 

Hva er avvik, eller en hendelse som må følges opp:

En avviksmelding er rett og slett en beskjed om at noe ikke går som det skal, eller at det er en uventet situasjon.

 

 

Det kan gjelde når det ikke er samsvar mellom den praksisen som blir utøvd eller de rammene som er satt i en BPA ordning,
og det som følger av eksterne lover, forskrifter, regelverk eller virksomhetens interne prosedyrer.

 

Avviksmeldinger skal aldri rettes mot person, men mot systemer, verktøy, interne prosedyrer, prosesser, lover og regler, etc.

 

 

 

Det kan være vanskelig og klart definere hva som anses som et avvik.
Den enkelte må i hvert enkelt tilfelle utøve skjønn og ved tvil konsultere arbeidsleder, verneombud eller rådgiver. Er du i tvil, skal avvik meldes.

 

Hva er en forbedringsmelding, eller ris og ros:

En forbedring fungerer mer som "her er en ide" eller en konstruktiv tilbakemelding.

 

 

 

En forbedringsmelding fokuserer på det å gjøre noe bedre eller mer effektiv. 

 

Hva er varsling av kritikkverdige forhold

Varsling gjelder forhold som kan være alvorlige eller i strid med lovverk, etiske retningslinjer eller grunnleggende krav til forsvarlighet.

Er beskrevet i:

• Assistentmanualen Kap. s. 61 
• Arbeidsledermanualen Kap. s. 112

 

 

Behandlingsprosessen

Figur 1 viser arbeidsflyten for behandling av tilbakemeldinger. Aktiviteter i prosessen er nærmere beskrevet i tabellen under figuren:

 

 

Nr.	Handling	Ansvarlig	Når
1	En hendelse, forbedringsforslag, ris/ros eller en ide oppdages	Melder	Umiddelbart
2	Tilbakemeldingen mottas av kvalitetsrådgiver som starter saksbehandlingen	Kvalitetsrådgiver (Daglig leder og driftsleder får leserettighet)	Åpnes og tildeles oppgaver innen 3 virkedager.
3	Kvalitetsrådgiver vurderer videre hvordan tilbakemeldingen bør håndteres. Involvere relevante roller i BPA ordningen. Hensiktsmessig tiltak besluttes. Først når tiltaket er ferdig utformet og implementert settes status til “lukket”.	Kvalitetsrådgiver, rådgiver, arbeidsleder og evt. andre som utfører tiltak.	Innen 14 dager etter at avviket er mottatt   NB! Tid avhenger av vurdert alvorlighetsgrad på tilbakemeldingen
4	Tilbakemeldingen lukkes	Kvalitetsrådgiver	Etter fullført saksbehandling

 

 

 

 

Referanser 

Melde.no

Arbeidstilsynet, melde ulykke

Internkontrollforskriften §5 punkt 7

Arbeidsmiljøloven §2-3 Arbeidstakers medvirkningsplikt. Punkt 2b), d) , e).

AML §3-1 krav til systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid.

Punkt 2c), e) g)

AML § 5-1 Registrering av skader og sykdom

AML § 5-2 Arbeidsgivers varslings-og meldeplikt punkt (1)

AML § 6-2 Verneombudets oppgaver punkt 2 e), punkt 3, punkt 5

AML § 7-2 AMUs oppgaver punkt 4